お役立ち情報[従業員が増えてきたらまず]色々な申請や作業をデジタルに切り替えよう




はじめに

会社が設立年数を更新するたび、大小はあれど従業員の数が増えていきます。
最初は少数精鋭で行っていた業務も、拡大に合わせこれまでのルールを変えるときが出てきます。

うちはそういうのニガテだから・・・とも言っていられない令和のデジタル時代。
最近のデジタルはニガテでも疎くても使えるところまで進化しています。

iPhoneを文字が書けない子供でも自由に使える時代です。
使用者も管理者もとってもカンタンに使えるツールが多く出ていますので、これを機にチャレンジをご検討ください。

 

▼目次

紙のタイムカード管理はもうおしまい。これからはスマホからボタンひとつで出退勤

従業員に必ず必要な出退勤管理。
未だに紙やExcelに入力する、という手間のかかる管理をしていませんか?

紙に印字するタイムカードはアナログで確実な反面、管理がとっても大変。
給与計算担当は毎月打ち直すことから仕事が始まります。

そんな面倒な管理はもうおしまい。
これからはボタンひとつで出退勤に変えましょう。

VWS勤怠なら毎月1,100円~、初期費用・解約手数料・サポート費用0円!

・1アカウント220円(最低利用アカウント数5)
・直行直帰でも使える!スマートフォンアプリから出退勤が可能
・位置情報付きなので不正打刻も防止できる
・従業員の追加・削減は管理画面からカンタン操作
・データのエクスポート機能で給与計算もラクラク!
・シフト管理や有休申請も可能!

買い切りのソフトと違って今はやりの?月額サービスとなりますが、
月額サービスだからこそ、
・追加したいときに必要な数を追加できる
・退職などで不要になった分も調節できる
・法改正などの変更にも自動で対応してくれる

そしてなにより、
・自社に合わないと思ったら自由にやめられる
ことが大きなポイントだと思います。

合わないけど解約金が・・・
合わないけどせっかく大金はたいて買ったのに・・・
ということがないのが月額サービスのメリット。

まずは小規模でお試し利用して、使えそうだったら拡大する、という使い方でもOKです。

 

社内連絡にLINEを使うのはもうおしまい。業務用の専用チャットを使いましょう

LINEがあるからいいじゃん・・・
その気持ち、わかります。
でも、プライベートと仕事を分けられない使い方は、後々のトラブルにもなりかねません。

プライベートなメッセージを会社メンバーに送ってしまうことはもちろん、
仕事の話をプライベートの友人や家族に送ってしまった場合はインサイダーにあたってしまう可能性も。

そして従業員が何よりストレスになるのが、休日の仕事のメッセージ
プライベートと仕事を分けたい従業員からすると休日に上司からのメッセージが入ると見ないわけにもいかず、時間外労働が発生してしまうことも。

クラウドコミュニケーションで意思決定をより早く。「JANDI(ジャンディ)」

ビジネス用チャットは無機質?!


今の業務用チャットツールはビジネス用だから無機質というわけでもありません。
LINEで使っているようにスタンプなどで気持ちを表現することも可能です。

文字だけのやり取りは時に無機質になりがちですが、
スタンプを一緒に送ることで円滑なコミュニケーションがしやすくなります。

ビジネス用だからON/OFFが切り替えられる


プライベートでも使うLINEでのやり取りでは仕事のメッセージを制御することができませんが、
ビジネス用チャットはシフト勤務などで稼働日が固定しない人のことまで考えられて作られています。(これが本当に便利なんです)

基本機能の中に「不在設定」という機能があり、
休みの日にこの不在設定をONにすると
・不在設定中はプッシュ通知が飛ばなくなる
・不在設定中は自分のアイコンがグレーに変わるので一目で休みだと認知してもらえる
・1日だけでなく、いつからいつまで休みなのかを明示できる

みんなが働いているときにお休みを取ると、相手側が自分の休みを知らないためメッセージがたくさん届くことがありますが、
この設定を導入してからはそのストレスがなくなりました。

長期休暇の場合はその旨を記載しておくこともできるため、毎日不在設定をする、なんてムダな手間も発生しません。

使ってみると様々な便利!が出てくるビジネスチャット。
まだ導入していない方、今の機能に満足していないかたは是非お試しください。

無料で使えるビジネス用チャットツール
 

購入と月額サービス、どっちを選ぶべき?

使ってみたいけど毎月コストが発生する月額サービス(年間契約で割安になることはありますが)
一方、買い切りで人員の増減に関わらず使うことができる購入。

一体どちらを買うのがいいのでしょうか?

一長一短はありますが、やはりおススメは月額サービス。
自社で販売しているから、という理由ではないちゃんとした理由をご説明します。

機能やサービスが自動的にアップデートされる

月額サービスのいいところはなんといってもコレ。
一括買い切りの場合は購入時のバージョンで数年使い続けることになりますが、
月額サービスはクラウドというインターネットで繋がった状態でサービス提供されますので
サービスが順次自動的にアップデートされます。

日進月歩で次々と新しく便利なサービスが登場する時代。
アップデートされることのないサービスを使い続けることは、もっと使いやすく・便利な機能を使うことを放棄していることになるかもしれません。
常に最新サービスを安価で受けられる、ということが月額サービスの特徴です。

必要な人員分を必要なだけ使える

アルバイトなど従業員の入れ替わりがある、繁忙期などは一時的にメンバーが増える
など増減がある場合にも気軽に追加や削除が可能です。
使用料も、増えた分だけ発生し、減った分だけ減額されます。

合わないと思ったらやめられる

これ、意外と大事です。
いくらいいサービスでも、自社の従業員が使ってくれなければ意味がない。
自社の従業員が使いづらければ使い続ける意味がないんです。

ですので、高いお金を払って一括で購入するよりも、その月や年で更新しながらやっぱりダメだと思ったタイミングで捨てることも判断です。
また、同じサービスを使い続けることももちろんアリですが、もっといいモノが見つかったときに乗り換えやすいこともメリットの一つ。

もちろんサービス提供側もそれが分かっているので解約されないよう努力します。
・どんな機能があればもっと喜んでもらえるのか
・もっと使いやすく
・もっと便利に
・しっかりサポート
することで解約防止に努めます。

こういった解約しやすいサービスであることが、企業がよりいいモノにする原動力になったりするんです。

これまでは購入していただくことがゴールの買い切り商品が主でしたが、今はクラウドの時代。
購入がスタートと言われるようになりました。

企業も販売するだけでなく、使い続けてもらう努力を進めています。

まとめ

他にも組織図を管理したり、営業部のアポ架けリストの管理や訪問管理入退室管理などご紹介したいサービスは様々ですが、一番従業員全員が関われて、さりげなくストレスを感じることからご紹介してみました。

まだまだアナログだよ、機械は難しいよ。
と感じていることも、やってみると意外にカンタンだった。もっと早くやっておけばよかった。
と思うことはたくさんあります。

ぜひ、これを機にチャレンジしてみてください。
私たちも全力でサポートさせていただきます!

 
ご不明点がございましたらお問合せください。
 

営業時間:9:00〜18:00(土・日・祝日除く)


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