お役立ち情報ビジネスチャットツールの課題、2位は大量の情報からデータを見落としてしまう。1位は…

2020.06.30


はじめに

ビジネス用チャットツールを導入する前は
「プライベート使用のSNSに仕事の連絡をしてこないでほしい」
「公私混同はしたくない」

等の問題を抱えていましたが、チャットツール導入後は別の問題が発生してしまうこともあるようです。

ビジネス用チャットツールユーザーへのアンケートから見えてきた課題と解決方法をビマケがおすすめするチャットツール『JANDI(ジャンディ)』を使って解説します。

▼目次

チャットツール導入後、どのような課題がありますか?


複数回答 回答者数330 回答数657

出典:伊藤忠テクノソリューションズ

1.ツールを使いこなせない人がいる(44.5%)
2.情報量が多く必要な情報を見落とす、見つけられない(33.6%)
3.チャットの利用率が上がらない(33.0%)
4.誰が何をどこまで確認しているかわからない(32.7%)
5.来客中や深夜・休日等の対応できない時に連絡が来る(29.4%)

皆さん様々な課題を抱えていますが、解決できない課題ではありません。

1.ツールを使いこなせない人がいる(44.5%)

新しいツールを使う時に必ず直面する問題です。
ツールを使いこなせない人が増えない場合は、『ツールが便利だということをもっと多くの人に知ってもらう』ことが必要です。
便利なツールであると認識すれば自ずと使う人は増えてきます。

多くの人に良さを知ってもらうためには、ある程度の人数までは定期的な啓もう活動が必要です。
研修や使い方ガイドなどを使い、認知を深めていきましょう。

2.情報量が多く必要な情報を見落とす、見つけられない(33.6%)

会社には多くのスタッフが働いているので、チャットツールでのやり取り・情報量は膨大となります。
また、過去のやり取りを見返したくなることもあると思います。
そんな時に「あのトピックどこだっけ?」というものが見つけられないと非常に困ります。

見つからない時には、チャットツールの検索機能で見つけましょう。

『JANDI(ジャンディ)』では、検索ワードだけではなく、『発言(投稿)』『投票機能』『ファイル名』と、『どのトークルームでしたものか』『誰の発言か』『いつの発言か』を掛け合わせての高度な検索が可能です。

「『チャットツール比較』に関する話を先月くらいに〇〇さんとしたな…あの投稿でもらった資料がもう一度見たい」
という時、
『チャットツール比較』というワードで検索し、
『発言者を〇〇さん』に設定して検索することができます。

また、期間は『1か月以内』『3か月以内』もしくは具体的な日付を覚えているときは期間を『〇月〇日~×月×日』と指定することも可能です。

必要な時に必要な情報が出てくるよう検索機能を使いこなせると、ビジネスチャットツールはグッと使いやすくなりますね。

また、発言・投稿内容を伝えたい相手がいる場合『タグ機能』を使って相手に通知をすることがおすすめです。

発言の前後に『@(アットマーク)』を入れると会話に参加しているメンバー一覧が出てきますので、選択して会話を送ると、相手には『自分へのメンション』通知として届きます。

また、トークルームは必要なメンバーのみを集めた場所ですることも大事です。
関係のないメンバーのいる場所でトークを進めることは、関係のないメンバーにとってはノイズでしかありません。
不必要なトークが増えると情報量がムダに多くなってしまい、使いづらいと思う原因にもつながります。

『JANDI(ジャンディ)』では、必要に応じてトークルームを作成でき、後からアサインされたメンバーも追加することが可能です。
後からアサインされた場合にも過去のログは遡って確認できますので、1から資料を共有し直す、といった作業も発生しません。

3.チャットの利用率が上がらない(33.0%)

利用率が上がらない理由は、上記1.2が主な理由かと思われます。
・ツールが使いこなせない
・情報量が多すぎる

というのは、使い方さえ分かれば解決します。

・ツールの使い方が分かる
・自分に必要な情報が届く
ツールになれば必然的に利用率は上がっていきます。

『JANDI(ジャンディ)』はツールを使いこなす人を1人でも多く増やせるよう、無料サポートが充実しています。

4.誰が何をどこまで確認しているかわからない(32.7%)

「メッセージを送ったけど、返信がないと見ているのか不安」
おそらくチャットツールを使い始めると最初のほうに感じる不安かと思います。

メッセージを送っても見ているかわからないから、結局本人に別で確認をするやり取りが生じる。
2度手間を感じて使わなくなってしまう。
そんな結果が起こっている企業も少なからずあると思います。

『JANDI(ジャンディ)』は、既読・未読が誰なのかを確認できます。

既読が今〇人はわかるけど、それが誰だかわからないではあまり意味がありません。
誰が見ていて誰が見ていないのかが分かれば業務連絡は今よりずっとスムーズになります。

また、いいね!機能も付いているので、
「読んだらいいね!を押す」等、ルールを作っておけばさらに読み逃しを防げます。

5.来客中や深夜・休日等の対応できない時に連絡が来る(29.4%)

おそらくプライベートSNSを使って仕事のやり取りをしている人が一番悩んでいることではないでしょうか。
それは、ビジネス用チャットツールになっても感じる方は多いようです。

特に今はスマートフォンアプリにもメッセージが届くため、オンオフを問わずメッセージが確認できる時代になってしまいました。

『JANDI(ジャンディ)』では、休日は仕事をしていない時間帯は不在アイコンに変えることができ、その間だけメッセージのプッシュ通知が自動で止まるようにできます。

JANDIには相手に不在を伝えられる不在機能がついています

アプリからもPCからも不在通知のオン・オフだけで設定可能なので、退勤したら不在通知をONに。
朝出勤したらOFFにすることでカンタンに切り替えができます。

よくあるのが「ずっと不在通知をONにしてしまっていて、出社しているのに休みの表示になっていた」というミス。

ですが、『JANDI(ジャンディ)』
・ボタン一つで切り替え可能
・不在アイコンにしていると、自分のアイコンがブラックアウトしていてすぐにわかる
・アプリでもPCでも不在アイコン(飛行機マーク)がずっと表示されるので気付ける

このように、切り替え忘れのミスを防ぐことができます。

おわりに

以上、ビジネス用チャットツールの課題と解決方法の解説でした。
これからビジネス用チャットツールの導入を検討する方は、自社にあった機能やサービスがあるツールをご利用くださいね。

ビマケ一押し! ビジネスチャットツール『JANDI(ジャンディ)』

記事でご紹介していた『JANDI(ジャンディ)』は、無料プランでも使い続けることができるビジネス用チャットツールです。

プランを有料から無料に切り替えても過去ログは残したまま継続利用が可能ですので、導入しやすいこともおすすめのポイントです。
ぜひ一度、お試しください。

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