お役立ち情報ビジネス用チャットツールは取引先も使える?費用はかかる?




外部企業とのやり取りは何を使っていますか?


社内でのコミュニケーションはチャットにシフトしているけど、取引先などの外部企業とは相変わらずメールが主流。
という企業は多いと思いますが、
見逃しや共有漏れなどもっと改善できないの!?と感じたことはありませんか?

外部とのやり取りもビジネス用チャットツールが活躍!

実は、ビジネス用チャットツールには無料で外部招待をする機能が付いています!

ツールにもよりますが、機能制限はありつつも社外メンバーを追加することも可能です。
もちろん、先方に同じツールの契約をしてもらう必要はありません。
関係者のみを招待し、関係者が参加するコミュニティだけ閲覧・発言権が与えられるのでセキュリティも心配ありません。

取引先も利用できるチャットツール導入のメリット

やり取りが煩雑になりがちなメールを使う機会が減る


・毎日大量のメールが届いてどれが大事なメールなのかわからない
・CcやBcc、送信先アドレスのチェックが面倒
・メールを見逃して返事が遅くなってしまった

というストレスから解放されます!

やり取りがリアルタイムに。さらにスムーズに!

プライベートでのコミュニケーション手段は、今やメールからチャットツール『LINE(ライン)』が主流になりましたが、ビジネスも同様にチャットツールを使うことで円滑なやり取りができるようになります。

さらに、過去のメールを読み返す作業もチャットの履歴を遡ることで簡単にできます。

参加メンバーの追加、削除もカンタン

プロジェクトの途中から別のスタッフを追加したい、削除したい、というときも簡単に追加・削除が可能です。
途中からのメンバーも過去のやり取りはすべて確認できるので、資料や情報の共有を含め最初からやらなければいけない、という手間が省けます。

業務の話を社内チャットで済ませることができる

業務の話は、社外秘のものも少なくありませんね。
それらの情報を社内外問わず、様々な人と繋がっているSNSのメッセージでやり取りすることはリスクです。

忙しい時に、うっかり間違ったグループや個人に業務についての話題や資料を送ってしまう…なんてことも考えられます。
業務の話はできるだけリスクの少ない場所でしたいですね。

まとめ


まだ社内SNSツールを導入していない企業の方は、在宅が増えてきているこのタイミングがチャットツールへの移行のチャンス!

試しから利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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