お役立ち情報[年度末の繁忙期は今のうちから準備を!]オフィスのコピー機も備えが必要です




1月に入り2021年が始まりました。
様々な常識があっという間に変わってしまった2020年も終わり、新しい年を迎えました。

なかなか現在の状況も終わりが見えなくなっていて不安な日々も続きますが、そうも言っていられない年度末も目前に迫っています。

もしかしたら年末よりも忙しい年度末。
バタバタする時期が来る前に、利用頻度が高くなるコピー機も事前準備をしておきましょう。

コピー機の事前準備?と思われがちですが、
利用頻度が上がるタイミングでは、いつも起こらないようなシーンに遭遇します。
その場になって慌てないよう、覚えているうちに準備をすることが大切です。

目次

  1. 備えが必要になる理由とタイミング
  2. 備えが必要な消耗品
  3. 故障かな?と感じたときにも注意が必要
  4. トナーの残量や故障を自動で検知して配送してくれるサービスも(無料)
  5. 問合せ先

 

備えが必要になる理由とタイミング

コピー機/複合機は日常的に利用する、使えて当然のものです。
そんなコピー機に備えが必要になる瞬間とは、どういったタイミングでしょうか。

年末年始など長期休暇

1年に複数回ある一般的な長期休暇期間。
この期間は多くの企業もお休みに入ります。

自社の休暇期間がメンテナンス業者とズレると、発注したいタイミングに注文ができないことも。

また、病院と同じで休み明けは混みあいます。
いつもなら翌日には届けてもらえるのに、休み明けは発注数が多いのでいつもより到着が遅い!なんてことも。

使えて当然のコピー機が使えなくならないよう、休暇のタイミングは在庫も少し余裕を見ておきましょう。

大量に印刷するタイミング

消耗品を自動配送にしている企業も、残量を遠隔で確認しながら手配を進めています。
そのため、急な利用量の増加の予測まではできません。

大量に利用するときは前もって多めに発注し、いざ利用となったときに在庫切れが起きないようあらかじめ準備しておきましょう。

ただし、すぐに使うのであれば問題ありませんが、使いきれない量を事前に発注してしまうと保存環境などで品質劣化を起こす可能性もあります。
利用量の120%を目安に少しだけ多めに発注してみてください。

 

備えが必要な消耗品

コピー機の消耗品は主に3つ。オプションで機能を追加している方は5つあります。

コピー用紙

コピーには紙が欠かせません。
デジタル化はどんどん進んでいますが、紙が手元にあるというのはデジタルにはない良さがあります。

なお、コピー用紙は消耗品の中でも特に劣化が目に見えるものですので、取扱方法に注意して保管してください。

コピー用紙保管の注意点

1.直射日光に当てない
コピー用紙は光に当たると日焼けします。部分的に色が変わってしまったということもありますので、日に当たらないよう保管しましょう。

2.湿度の高い場所に置かない
紙は濡れるとフニャフニャになってしまい、一度濡れると元には戻りません。

3.ホコリをかぶせない
ホコリが付くと用紙が汚くなることもありますが、そのままコピー機に入れると故障の原因にもなります。

4.立てて保管しない
用紙を立てて保管すると、折れ曲がりやすくなります。
折れ曲がらないにしても、変なクセが付きやすくなります。用紙は横に寝かせて保管しましょう。
注意書き

トナーカートリッジ

あまりなじみのない言葉の方もいらっしゃるかもしれませんが、インクのことです。
家庭用のプリンターはインクカートリッジと呼ぶ液体のものを使うことが多いですが、業務用のコピー機/複合機はトナーカートリッジと呼ぶ『』を使って印刷します。

以前、トナーのことを「コナー」と言っていたお客様がいらっしゃいました。言いえて妙だなと10年以上経った今でも覚えています。

コピー用紙同様、インクがないとコピー機としての役割を果たせません。
トナーカートリッジは在庫切れを起こさないようにしましょう。

回収トナー容器

使用済みのトナーはゴミ箱に捨てると粉塵爆発のリスクがあるため、捨てずにメーカーさんへ返却します。
その際、使用済みのトナーを入れる箱を手配し、その容器に入れて返却します。

トナーほど緊急度はありませんが、保管していてもメリットはありませんので定期的に手配して返送しましょう。

トナーの粉塵爆発

先にもトナーのインクは粉でできているとお伝えしましたが、粉の粒子は5ミクロンというとても小さな粒でできています。
もちろん粉塵爆発が起こらないようできるだけ安全な素材を使って作られてはいますが、性質上0にはなりません。
特に一般廃棄する場合は不燃物として出される可能性がありますので、一緒に廃棄されるものにはライターやスプレーボトルといった発火性のあるものと混じると更に危険度が上がります。
不要なリスクを避けるためにもトナーは業者に返却しましょう。

ステープル

ステープルとは、写真のとおりホッチキスのことです。
通常、資料を作成するときなどはコピー機で印刷をしホッチキス止めを手動で行いますが、オプションでステープル機能を導入しているコピー機であればホッチキス止めまで自動で行ってくれます。

コピー機が行うホッチキス止めには専用の針が必要になりますので、利用の際には在庫切れにご注意ください。

スタンプインクカートリッジ

書類をスキャナで読み取る、FAX送信した後に、「これ送ったっけ?」「これデータ化したっけ?」と思ったことがある人は多いはず。
そんな「あれ?」を解決するために登場したのが済スタンプ。

スキャンした後やFAX送信した後の書類に「済」スタンプを押してくれる機能もコピー機にはあるんです。

そのスタンプに使うインクがこのスタンプインクカートリッジ。
痒い所に手が届く機能のインクが切れていたら台無しです。

利用中の方は注意しましょう。

 

故障かな?と感じたときにも注意が必要

注意すべきは消耗品の在庫だけではありません。
・最近なんだか用紙に線が入るようになってきたな・・・
・特に今のところは使えているけど、なんとなく動きが悪いように感じる
・紙詰まりすることが多くなってきた
などなど、少し気にかかるけどスルーしてしまうようなことがある場合も長期休暇やイベント前は注意が必要です。

いざ利用しようとしたタイミングで気にかかっていたことが大きく表面化してしまった場合、業務に支障が出てしまいます。
気になることがあった場合は早めに対処しておきましょう。

 

トナーの残量や故障を自動で検知して配送してくれるサービスも(無料)

とはいっても、業務のなかでコピー機にかまっている時間なんてない。という方も多いはず。
そんな方には、時代にあったサポートサービスも用意されています。

ビマケで取り扱っているコピー機/複合機のCANONでは、利用中のコピー機のトナー残量を自動検知し、自動で配送してくれるサービスも付いています。
トナーが切れるたびに電話して発注している作業も、この設定を入れておけばなくなるタイミングで自動で配送してくれるので安心です。
(イレギュラーで多く使うなどのときは事前連絡して多めに発注しておいてくださいね!)

また故障などのトラブルが起こったときも自動で検知し、必要に応じてメンテナンスを派遣します。

既に契約中の企業でも今からでも設定が可能です。
設定や使用に費用はかかりません
機種によっては毎月の検針(月の利用量のチェック)もこのリモート作業でできちゃいます!

トナー残量をインターネットでチェック「NETEYE」サービス

インターネットを利用して複合機を遠隔モニタリングするシステムです。
カウンターの自動検針、エラーや紙詰まりおよびトナーの残量の情報をネットアイセンターへ自動通知することで、管理業務や消耗品の在庫スペースの効率化、万が一、トラブルが起きた際の速やかな対応を可能にし、お客様の管理負荷を軽減します。
※お申込み、インターネット環境がない、トナーが送られてこない・大量に印刷する予定があるため予備のトナー、消耗品が欲しいなどのご相談は、弊社窓口までお問合せください。

普段の生活ではそこまで気にする必要はありませんが、
長期休暇やイベント前などの利用量が多くなるタイミングでは少し気にかけてみてください。

 

お問合せはこちら

ビジョンでお申込み済みの方もそうでない方も、気になることがありましたらいつでもご相談ください。
コピー機以外にもオフィス・店舗で必要なものでしたらご相談いただけます。

営業時間:平日9時~18時(土日・祝日はお休みです)


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