お役立ち情報オフィスに届くFAXの悩み、自動データ化で解決しませんか?

2020.06.24


はじめに

メールやSNSが普及しても、まだまだ企業ではFAX文化が根強く残っています。
FAXの不便な点は

・外出していると確認が遅れる
・DMなど不要なファックスも受信されるので無駄な印刷コストがかかる
・データとして残すには、スキャニングする必要がある
・FAXで契約書が届くこともあるので結局誰かしら社内にいないといけない

等、少なくありませんが、FAXをデータ化することで解決できます。

届いたFAXを紙にプリントアウトせず、指定のフォルダやメールアドレスに『データ』として送信・保存することも可能です!

▼目次

社内ネットワークに自動送信

会社のネットワークサーバー内にFAX受信用のフォルダを準備します。
届いたFAXは、フォルダ内にPDFなど指定のデータ形式で自動保存できます。

データを確認して不要と判断したものはすぐに削除できます。
さらに、必要と判断したものだけを印刷できるので無駄な印刷コストも抑えられます。

指定のPCにデータ送信可能

社内のフォルダはもちろん、指定のPCに送ることも可能です。
FAX処理はいつも決まった人が処理している場合や、共有のPCを利用しているというときはPCに直接送ってしまうことも選択肢として可能です。

メールアドレスに受信データ送信可能

指定したメールアドレス宛てにデータを送信することもできます。
外出が多く会社で確認する時間がない場合も、メールへのデータ転送機能を使うことで、外出中にも受信したFAXの内容を確認できます。

ビジネスチャットツールを利用している場合

チャットツール内に『FAX受信用トピック』を作成し、関係者全員で受信内容を確認できるようにすれば社内外どこでも誰とでもコミュニケーションがカンタンにできるようになります。

別のFAX機への転送もOK

届いたFAXを受け取りたいけれど、テレワークのため自宅で作業中という場合には、自宅のファックス機に転送することも可能です。
設定ひとつでカンタンに受信できます。

まとめ

もしかすると、今使っているコピー機・FAX機にこの記事で紹介した機能が付いているかもしれません。
FAXをもっと効率的に活用したい、とお考えの方はコピー機ドットコムへお気軽にご相談ください。

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