お役立ち情報【完全保存版】企業向け勤怠管理方法まとめ

2019.12.11


従業員の出退勤を記録するための勤怠管理ツール。
手書きで記録する方法もあれば、タイムレコーダーやタイムカード、今ではPCやスマートフォンから記録できるクラウド型の勤怠管理システムなど、実に様々な方法があります。
ただ記録するだけでしょ?と侮ってはいけません。勤務体系に合わせた勤怠管理方法を利用することで効率を劇的に上げることができます!
数ある勤怠管理方法を取りまとめ、メリットとデメリットをピックアップしましたので是非ご覧ください。

▼目次

手書き(手入力)出勤簿

紙に手書き、またはExcelなどを使った勤怠管理方法です。
紙とペンは身近にありますし、パソコンやExcelなどのツールも既に使っているのではないでしょうか?
特別なツールを導入する必要もなく一番簡単にスタートできる方法です。

ただし、勤務時間があっているか?合計の勤務時間は何時間なのか?などの確認と集計業務は手作業に…楽に開始できますが後々大変になります。
人数が少なければ使えますが、人が増えると管理が大変になるので注意が必要です。

・メリット
紙とペン、またはPCとExcelなどのツールがあればすぐに開始できる
Excelのテンプレートが豊富なので始めやすい

・デメリット
日時の記録が確実ではない
記録漏れが発生しやすい
集計に時間がかかる
記録の保管義務(3年間)がある

勤怠管理のExcelテンプレート:https://boxil.jp/mag/a2175/

タイムレコーダー

従業員が出勤した時、退勤する時に、自分のタイムカードをタイムレコーダーに差し込み時間を記録する。
恐らく勤怠管理の方法の中でもタイムレコーダーがいちばんイメージがつくものではないでしょうか。

機械にタイムカードを差し込み勤怠を管理するのがタイムレコーダーですが、一口にタイムレコーダーといっても大きく分けて3つあります。
ここではそれぞれの特徴とオススメの機種を紹介します。

集計機能付きタイムレコーダー

まさしく通常のタイムカードに集計機能がついたタイムレコーダーです。
打刻記録から月間の実働時間数、残業時間数、深夜時間数などごくカンタンな項目であれば自動で集計することができます。

▼メリット
・コストがあまりかからない
⇒導入の際にかかるコストはもちろん、月額のコストもタイムカード代とインク代くらいなので
最低限に抑えることができます。

▼デメリット
・あくまで簡易的な自動集計のみ
⇒結局は通常のタイムカードにカンタンな項目を集計できる機能がついているだけなので、
集計のルールもシンプルでないと自動集計の意味がなくなってしまいます。

・従業員数によっては逆に効率がわるくなってしまう
⇒1台につき集計可能な人数が50人程度が目安となっているので、
従業員数が多くなればなるほど、集計業務効率の悪化につながる可能性があります。

[機種]MX-100(アマノ)
・特徴
出勤している人数を画面上に表示する機能があるので、出勤人数を一目で把握が可能
タイムカードの締め日を2つまで設定が可能
社員の残業時間やパートの実労働時間の一日の合計を表示する機能を搭載
[機種]Z150(セイコー)
・特徴
一般的なタイムカードが両面なのに対して、Z150は片面カードを使っているので1カ月の状況を一目で確認が可能
リスト集計機能も搭載
待機時の消費電力が0.2Wと圧倒的低い(※他社製品は2-4W程度が平均)

PC接続タイムレコーダー

打刻記録をPCに取り込み、ソフトで集計ができるタイムカードをPC接続タイムレコーダーと呼びます。
給与計算ソフトと連動をすることなどが可能です。

▼メリット
・複雑な集計が可能
⇒集計機能付きタイムレコーダーに比べて、より複雑な集計が可能となっています。
また1台あたりが集計できる人数も約100人と倍の集計が可能です。

▼デメリット
・機器代金が若干高め
⇒メリットである複雑集計が可能になった分、通常のタイムカードや、
集計機能付きのタイムカードと比べるとどうしてもコストが高くなってしまいます。

・作業に手間がかかる
⇒毎月カード登録必要になってくるので、従業員とタイムカードを紐づける作業が毎月発生します。
また集計したデータはいったん取り出さないと見ることができないので、リアルタイムでの管理はできません。

■オススメ
[機種]TimeP@CK Ⅲ 100(アマノ)
・特徴
日単位、月単位でデータを確認、修正できるだけではなく、メモの登録も可能
CSVファイルが出力できるので、さまざまな給与計算ソフトに対応が可能
音声ガイドで打ち間違えを防止する機能を搭載
[機種]カルコロ100(ニッポー)
・特徴
変則的な勤務と、定期的な勤務を同時に管理できます。一日に最大4回の打刻が可能です。
打刻データをUSBメモリにCSV出力が可能(※専用カードに利用が必要)
バックライト搭載。またメロディで時間を知らせてくれるチャイム機能も搭載

ICカードタイムレコーダー

タイムカードではなく、ICチップが埋め込まれているICカードで打刻をし管理をします。

▼メリット
柔軟性が高い
⇒出退勤に関してはICカードをリーダーにかざすだけなので非常にカンタンです。
また、機器によっては交通機関のICカードを利用できるものもあります。

▼デメリット
コスト、管理面での負担がかかる
⇒従業員が増えた場合などは都度カードの手配、登録が必要だったりと費用面、管理面での負担が発生します。

■オススメ
[機種]TimeP@CK-iC 3WL(アマノ)
・特徴
付属のカードの裏面に社員証ラベルを貼ることができ、簡単に社員証をつくることが可能

■オススメ
[機種]TimeP@CK-iC 3WL(アマノ)
・特徴
 付属のカードの裏面に社員証ラベルを貼ることができ、簡単に社員証をつくることが可能

クラウド勤怠管理システム

弊社でもっともオススメする勤怠管理方法が「クラウド勤怠管理システム」です。
勤怠記録が自動的に記録されるので出勤・退勤の時刻が正確になる、給与計算システムと連携して作業を効率化できる、法改正があっても運営会社が対応するので手間がかからない、など様々なメリットがあります。
また、データが自動的に溜まっていくので労働基準法で定められている「労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない。」という条件もクリアできます。

▼メリット
自動集計機能付き
PCへ自動でデータが連携される
タイムカードを購入する必要がない
スマートフォンでの打刻が可能
データが自動的に溜まるので労働基準法にも対応できる

▼デメリット
月額費用が発生する
ITリテラシーが無い方にはなじみずらい

■オススメ
[サービス]VWS 勤怠
・特徴
使いやすく、価格を安価に抑えた勤怠管理サービス。1アカウントあたり月額200円で利用することができます。
[サービス]KING OF TIME(キングオブタイム)
・特徴
様々なサービスと連携できることが強み。サポート体制もしっかりしています。
[サービス]ジョブカン勤怠管理
・特徴
勤務形態や、所属・雇用形態に合わせるなど、労働形態に合わせて細かく設定することができます。
[サービス]マネーフォワードクラウド勤怠
・特徴
銀行、クレジットカード、電子マネー、POSレジ、勤怠管理、人事労務手続きなど様々なサービスと連携可能。履歴を元に人工知能(AI)による勘定科目の自動入力・自動仕訳機能もあります。
[サービス]Touch On Time(タッチオンタイム)
・特徴
直感的で分かりやすく、クラウド勤怠管理システム市場でシェアNo.1のサービスです。シフト管理機能もついています。

クラウド勤怠管理システムの金額比較

1人当たりの価格が安く、無料期間も長い「VWS勤怠」をおススメしています。

サービス名 初期費用 月額費用 無料お試し期間
VWS 勤怠 0円 200円〜/ユーザー ~60日間
KING OF TIME 0円 300円〜/ユーザー 30日間
ジョブカン勤怠管理 0円 200円〜/ユーザー 30日間
マネーフォワードクラウド勤怠 0円 1,280円〜/事務所 1ヶ月
Touch On Time 0円 300円〜/ユーザー 30日間

オンプレミス勤怠管理システム

オンプレミス勤怠管理は自社サーバー内でシステムを構築・運用するためクラウド型勤怠管理システムに比べて自由度が高いことが特徴です。
ただし、初期導入費用が高く、設置するサーバーの契約や管理、メンテンナンスなどの作業が必要になるため維持コストが発生します。
小人数では大きな効果が出ないため、中・大規模企業向けのサービスです。

▼メリット
自社で運用管理を行うため必要な機能を盛り込める

▼デメリット
初期導入費用が高い
利用開始まで時間がかかる

■オススメ
[サービス]TimePro-VG(アマノ)
 ・特徴
36協定のチェック機能や過重労働時間管理などのコンプライアンス対策を支援します。Webブラウザから各従業員のリアルタイムの勤務状況を閲覧することができます。
各従業員の働くペースで超過するであろう予測値をもとにアラートを表示できます。
[サービス]勤次郎Enterpriseシリーズ(日通システム)
・特徴
フレックスや変形労働に対応。就業時間帯設定は、46,000種類の登録が簡単に設定可能、パートやアルバイト、複雑な雇用形態にも柔軟に対応。
締め日は雇用形態などに合わせた変更や、1日2回までの複数回勤務や、24時間超過勤務、連続勤務、交代勤務にも対応しています
[サービス]FCL勤怠管理システム for サイボウズ ガルーン
 ・特徴
勤怠管理以外の機能も充実。サイボウズ株式会社が提供するグループウェア「Garoon」上で稼働するサービスのため、
打刻情報を元に従業員別勤務表や全従業員勤怠一覧を作成したり、給与ソフトなどに利用可能なCSVデータを出力することも可能です。

まとめ

紙ベースのやり方からクラウド型のサービスまで、勤怠管理方法のメリットやデメリットをまとめてご紹介させていただきました。
価格や他のサービスとの連携、労働基準法などに対応した仕組み、雇用形態・働き方に合わせた細かな設定などサービスによって特徴がありますので、是非無料トライアルなどを利用してお試しください!
勤怠管理システムの導入を検討している方にこの記事が参考になれば幸いです。

タイムカードを使った勤怠管理はもう古い!VWS勤怠

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タイムカード不要で、パソコン、スマホ、タブレットからいつでもどこでも勤怠管理が可能になります。
直行・直帰の多い営業マンがいる企業など、打刻漏れの修正管理もより少なくなり管理が楽になります。


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