お役立ち情報FAXは紙から送るだけじゃない!今の時代はPC-FAXでパソコンからFAX送信できるんです

2020.08.25


2020年になってもなお、活躍し続けるFAX。
メールやビジネスSNSが普及したといっても、まだまだ現役で利用されている会社も多いと思います。

そんなFAXですが、時代と共に進化しているのはご存じでしょうか。

FAXは、今や紙で送るだけではないんです。

目次

  1. PC-FAXとは
  2. どうやって使うの?
  3. どんなメリットがあるの?
  4. どうやって設定するの?

 

PC-FAXとは

PC-FAXとは、その名のとおりパソコンからFAXを送る機能です。

FAXを多く利用する企業でも、未だパソコンを全く使わないという企業は少なく、多かれ少なかれパソコンでデータを管理しています。
FAXを送る際に一度印刷をし、その用紙をFAXで送る というのは、印刷代が余計にかかってしまうことになります。

そこで、パソコンにあるデータをそのままFAXとして送ることで手軽に上質なFAXを届けることが可能になります。

 

どうやって使うの?

使い方は簡単。
初期設定は必要ですが、印刷するときの設定をPC-FAXに変えるだけです。

印刷するときは、どのプリンターで印刷しますか?と選択しますよね。
そこで、あらかじめPC-FAXを設定しておくと印刷先にPC-FAXが出てきますので、選択して送信するだけなんです。

もちろん送信先は都度選べますし、よく利用する宛先は事前に登録することも可能です。

また、必要に応じて頭紙をつけることもできます。

 

どんなメリットがあるの?

メリットは多くあります。

手間が省ける

まず第一に、作業工数が減ります。
今までは
1.送りたい資料をプリントアウトする
2.プリンタ(複合機)へ移動
3.FAXにセット
4.送信

でしたが、PC-FAXから送ると
1.送りたい資料をPC-FAXで送信

これで終わります。
作業に、パソコンからFAX機(複合機)までの移動もありません。
プリントアウトの作業の中でFAXが送れてしまいます。

 

印刷コストの削減

これまでの作業には間に資料をプリントアウトするという工程が入っていたためにどうしても印刷コストが発生します。
送信後に資料を利用するのであれば一石二鳥ですが、頭紙は再利用もできませんし、どうしても1度切りの印刷コストがかかってしまいます。

その点、PC-FAXなら印刷の手間やコストをなくしてPCからそのまま送るので、無駄なコストが発生しません。
プリントアウトは1枚数円~数十円の世界ではありますが、塵も積もれば・・・です。

もったいないと感じるコストは削減していきましょう。

 

先方に届く資料のクオリティが上がる

一度印刷してからのFAXでは、どうしても文字がぼやけたり滲んでしまうことがありますが、パソコンの元データを直接送信するPC-FAXでは中間の印刷がない分、自社でプリントアウトするクオリティでデータを送信することが可能になります。

紙から紙への送信とは比べ物にならないクオリティでお届けすることができるため、先方へキレイな資料やデータをお届けすることができます。

 

どうやって設定するの?

まずは、ご利用されているFAX機がPC-FAXに対応しているかを確認しましょう。
対応している機器であれば、その機器のPC-FAXドライバをインストールして設定するだけです。

以下のメーカーの機器をご利用されている方はご確認ください。

キヤノン

SHARP

brother

リコー

今使っているコピー機・FAX機に機能が付いていれば是非ご利用ください。
とっても簡単に業務効率改善・コスト削減・クオリティの改善ができる方法です。

また、機種によってはFAXをパソコンで受信できることもありますので、合わせてご確認ください。

FAXをもっと効率的に活用したい、とお考えの方はコピー機ドットコムへお気軽にご相談ください。

HPでオススメのコピー機・複合機の無料診断もできます。
 


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