お役立ち情報【保存版】コピー機リースとレンタルはどっちがお得?メリット・デメリットを徹底比較!




はじめに

オフィスで使用するコピー機を導入する際に、大きく分けてリース・レンタル・購入という3つの方法があります。その中でもよく比較されるのは、「リース」と「レンタル」ですが、その違いを皆さんはご存知ですか?今回は、「リース」「レンタル」「購入」の違いやメリットやデメリット等まとめました。利用する期間や契約内容、または「初期費用」と「支払総額」のどちらを重視するかによってもどの方法がお得になるか変わってくるので、その違いをしっかり把握しておきましょう。

▼目次

1.コピー機 リース・レンタル・現金購入の違い

コピー機の契約は、「リース」「レンタル」「現金購入」などいろんな方法があります。
それぞれどんな違いがあるのかを簡単に表にまとめました。

リース・レンタル・購入の比較表

項目 リース(新品) レンタル(中古) 購入(新品)
月額料金 安い 高い かからない
初期費用 かからない かかる かかる
契約期間 長期(5年/6年) 短期(日・週・月単位) 制限なし
途中解約 不可 制限なし
カウンター保守 安い 高い
導入スピード 早い 遅い 早い
審査 あり なし なし
機械の所有権 リース会社 レンタル会社 購入者
契約者 法人のみ 法人・個人 法人・個人
固定資産 ならない ならない なる
経費処理 可能 可能 不可
減価償却 不要 不要 必要

リース契約の特徴

初期費用がかからず、毎月一定の料金を支払っていくのがリースの特徴です。
また、もう一つの特徴としてリース契約場合リース料率をもとに費用が算出されます。
平均5年から6年くらいの期間で契約を結ぶことが多いですが、契約年数が長ければ長いほど料率は低くなるので、長くリース契約すると月額費用は安く済ませることが可能です。
その他リース契約では、リース会社・販売代理店・お客様の三者間契約となり、機器の所有権はリース会社にあるため経費として計上できるほか、減価償却の手続きや固定資産税の支払いを自社で行う必要がありません。

レンタル契約の特徴

日単位や週単位、月単位といった短期で物件を借りることがレンタルの特徴です。
レンタルはリースとが異なり、販売代理店とお客様の二者間契約になります。
初期費用と、期間に応じたレンタル料金を支払いや所有権はレンタル会社が保有しているので、経費として処理をすることが可能です。

現金購入の特徴

コピー機を購入(買取り)する場合、所有権を保有するのは購入者ですので、購入することで「資産」となります。そのため、コピー機の売却や譲渡が自由にできることが特徴です。
また、現金購入とリースやレンタルとの違いは、所有権の違いだけではありません。一番大きな違いは、購入金額をそのまま経費として処理できないところです。
購入した際の金額は、コピー機を使用できる期間(=法定耐用年数)に応じ減価償却費として計上ができます。法定耐用年数は5年なので、5年間で分割して計上していきます。
月額コストはかからないので総額は安くなりますが、初期費用としてある程度まとまった現金が必要になります。

2.初期コスト

コピー機・複合機を利用するにあたって、導入時の初期コストは機器本体の代金以外にもかかってくるため注意が必要です。
搬入費用や初期設定費用などは特に忘れてしまうことが多いので、予算としてあらかじめ想定しておきましょう。

3.月額コスト(月額リース料金or月額レンタル料金+カウンター料金)

コピー機を利用する上でかかってくる月額コストは、大きく分けて2つの料金に分けられます。

①リース・レンタルの場合にかかる月額料金
月額リース料金or月額レンタル料金
※購入の場合は、「月額リース」or「レンタル料金」はかかりません。

②カウンター料金
印刷した枚数によって発生する料金

①と②を合計した金額が月額コストとして請求される事となります。

①のリースやレンタルで利用している場合の月額料金は、コピー機本体のA4機・A3機、機能・性能、印刷速度、追加オプション等によって異なりますが、販売店の仕入額に応じて価格設定をされているケースが多いため販売店の価格交渉力(大量販売大量仕入れ、業界での立ち位置等)によって大きく変わってきます。
より多くの販売実績がある会社であれば、価格交渉力が高く、本体代金を安く提供してもらえる可能性が高いと言えます。
購入の場合も、本体代金を安く購入するには同様の事が言えます。

②のカウンター料金については
カラー「1枚○円」「モノクロ1枚○円」のように印刷枚数に応じてメーカーや販売店に支払う費用となります。
カウンター料金においても、販売店の販売実績等により大きく異なります。価格交渉力が高ければ高いほど、カウンター料金の金額も安く提供してもらえます。
購入の場合においても考え方は同様となりますが、一部の販売店で中古購入に限ってカウンター料金(保守料金)を取らずに提供する会社もあります。
カウンター料金(保守料金)を支払わないかわりに、自分でトナー(インク)を調達しなくてはいけないため、トナーの購入先が見つからずにコピー機を使う事ができなくなったというようなケースもあります。

コピー機、複合機の月額コストを算出する際は、①②を合計した月額コスト(ランニングコスト)が高いのか安いのかを比較して導入を検討するようにしましょう。

4.「リース・レンタル・現金購入」のメリット・デメリット

コピー機の「リース・レンタル・購入」した際のメリットとデメリットを簡単にまとめました。

リースのメリット

  • ・最新機種を使うことができる
  • ・初期費用が持ち出しが不要(リース料金に含まれるため)
  • ・保守料金が安い
  • ・支払いを経費計上できる
  • ・減価償却の手続きなど、面倒な事務処理の必要がない
  • ・自己破損以外の補償が受けられる場合がある

リースは、初期費用をかけずに、最新機種を安価なリース料金で導入できる点や、月々の支払を経費処理できる点が大きなメリットになります。

リースのデメリット

  • ・中途解約ができない
  • ・総額は、現金購入よりも高くなる
  • ・保守の加入が必須
  • ・導入までに審査などがあり時間が掛かる場合がある
  • ・コピー機の所有権は、リース会社

リースは、中途解約ができない点がデメリットになります。
途中で必要なくなったからといって契約を解除し、手放すことはできないので注意しましょう。

レンタルのメリット

  • ・途中解約ができる
  • ・短期契約ができる
  • ・支払いを経費計上できる
  • ・導入スピードが速い

レンタルは、短期契約ができて不要になったらいつでも解約ができるので、スポット的に使うことができる「手軽さ」が最大のメリットになります。

レンタルのデメリット

  • ・導入できる機種が限られる
  • ・月額利用料金が高額
  • ・旧型の中古品が多い
  • ・初期費用が掛かる

レンタルは、導入できる機種が限られていて、ほぼ中古品なので最新機種を使用したいなどの希望が通らない場合があります。
お店によっては、ラインナップが1機種しかない場合あったりとても古い機種になる可能性もあるので注意が必要です。
また、カウンター料金(保守料金)が高く設定されているケースが多くあります。

購入のメリット

  • ・所有権が自分にあるため売却や譲渡が自由にできる
  • ・契約期間に縛られない
  • ・一定額未満のものは少額減価償却資産の特例が使える場合がある

購入は、最初にまとまったお金は必要ですが、準備できれば支払総額がリース契約と比べて安いことや、自社に所有権があるので後の売却や譲渡が自由にできる点が大きいメリットになります。

購入のデメリット

  • ・最初にまとまったお金が必要
  • ・原価償却などの事務処理の手間が増える
  • ・所有権が自分なので固定資産などの税金がかかる
  • ・処分する際の費用は自己負担となる

購入は、故障したり不要になっても返却はできないので、処分・廃棄費用は購入者がすべて負担しなければならなくなります。
メーカーによって金額も様々だったり大きさによっても変わってきますが、廃棄・処分費用の相場は、2~3万円程度が相場になります。
処分・廃棄費用は高いので注意が必要です。

まとめ

ここまで、複合機、コピー機を導入する際にかかるコストやそれぞれのメリットデメリットについて解説してきましたがいかがだったでしょうか?

リース契約を選ばれる方は、初期コストをできるだけ抑え、経費計上できるメリットを活かしてコピー機を導入されているケースが多いです。
また、資金が潤沢にあって初期にかかる費用を用意できる場合は、支払い総額を安く抑える事ができるメリットを活かして購入される場合もありますが、デメリットとしての固定資産税の処理等が面倒だという声は聞かれます。
逆にレンタルでコピー機を導入する場合は、短期間での利用が決まっている場合にレンタルを選ばれています。
多くの企業では、短期利用ではなく長期利用の場合が多いため、リース契約でコピー機を導入されており7〜8割ぐらいはリース契約で利用されています。
それぞれ利用期間や資金、利用頻度等お客様の状況に合わせて、リース・レンタル・購入を選択する事をおススメします。
機器本体にかかる費用(リース料金、レンタル料金、購入代金)以外にも、カウンター料金(保守料金、トナー代金)や用紙代金など毎月かかるコストがあるので、トータルの月額コストを最初にしっかりとシミュレーションすることが重要です。
コピー機の新規導入、買い替えの際にぜひ役立ててください。

 

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