お役立ち情報テレワークを2ヶ月実践して分かったメリットと課題、そして改善方法




はじめに

緊急事態宣言の発令で仕事の仕方や生活が一変してしまった人も多いと思います。
ビマケを運営している株式会社ビジョンでも、3月から持病のあるスタッフや妊娠中のスタッフから徐々にテレワークに切り替え、4月には本格的に在宅可能なスタッフがテレワークを開始しました。
緊急事態宣言は解除されましたが、現在においても在宅可能なスタッフはテレワークをしています。

この記事では、自社でテレワークをしてきて分かった在宅勤務のメリットとデメリット、そしてその課題にどう対応しているかをご紹介します。

テレワークのメリット

仕事に集中できる

在宅勤務は自分の好きな空間で好きな音楽をかける等、集中できる環境づくりがしやすく業務効率が上がったように感じます。

また、宅配便の『置き配』を利用することで訪問対応を減らす等の工夫で仕事に集中しやすくなりました。

通勤に使っていた時間を有効活用できる

個人的には、通勤時間は頭を仕事に切り替える大事な時間でもあったのですが、毎日の通勤は思いの外体力を使っていることに気付きました。

今まで通勤に使っていた朝の時間を、洗濯や掃除に充てることができるようになりました。

また、自宅にいることで、介護や子供の体調不良などにも柔軟に対応できるようになったという声も上がっています。

テレワークのデメリット

コミュニケーションを能動的に取らないとできない

これまで同じ空間にいたスタッフとは、意識してコミュニケーションしようと思わなくともできていましたが、在宅になり顔が見えなくなったことで自分から意識しなければコミュニケーションが取れない環境になりました。

また、業務の進捗状況等もタスクシートなどを作りつつ、進捗状況を都度確認する必要が発生しています。

チームメンバーや部下が業務をしているかわからない

顔も見えない・距離も離れていることで、相手の状況が見えなくなりました。
上司であれば、不安なのは「自分の部下が在宅でも働いてくれるのだろうか」ということではないでしょうか。

前述したコミュニケーションにも通じてくる内容ですが、顔が見えない・状況が見えない不安があります。

代表電話が留守番電話になってしまう

社内にスタッフがいないため会社にかかってくる電話を受けることができない。
または、電話を受けるためだけに出社するスタッフが発生する。
という非効率なことが起こりました。

長期で不在にしてしまうため留守番電話を聞いたころには要件が完了していることも少なくありません。
営業部署でなければそこまで緊急性の高いものは入ってこないかもしれませんが、いつ・誰から電話がかかってきているのかを把握できないのは少し困りました。

デメリットの改善方法

WEB会議やチャットツールを使ってこまめなコミュニケーション

在宅勤務をすることで「コミュニケーション不足が発生する」と書きましたが、実はコミュニケーション不足は在宅勤務がなかったときにもよく発生している問題でした。

ちなみに、HR総研が、企業の人事部門216件に調査した「社内コミュニケーションに関するアンケート」でも、社内コミュニケーションの現状に課題を感じる企業は8割近くに達しています。

アンケート名称:【HR総研】「社内コミュニケーション」に関するアンケート調査
調査主体:HR総研(ProFuture株式会社)
調査期間:2020年1月31日~2月7日

コミュニケーションは自然と取れるものではなく、チームや会社全体で「取ろう」と意識して能動的に動かなければいけません。
「在宅だからコミュニケーションが取れない」という課題は、社内でも起こっていた可能性が高いです。

とはいえテレビ会議、定例会議を増やしても生産性が下がってしまいます。
そこで、会社としてコミュニケーションツールを持つことが非常に大事になります。

弊社では『JANDI(ジャンディ)』というビジネス用チャットツールを使ってコミュニケーションや業務の進捗をマメに確認しています。
チャットツールですので相手の都合で返答することができたり、一緒に資料などを添付して開示することができるので非常に便利です。

また、テレビ会議が必要なときは『JANDI(ジャンディ)』のテレビ会議システムを利用しました。
『JANDI(ジャンディ)』を利用していない外部企業等とのコミュニケーションのときはテレビ会議システムの『Zoom』を多用しています。

A「今少しテレビ会議できる?」
B「承知しました」

という会話ですぐにテレビ会議でコミュニケーションが取れることも在宅でのメリットと感じました。

業務を生産性で管理

「本当に働いているか不安」という心配は、顔が見えていた時も起こっていました。

・度々離席して喫煙室に行く
・一度席を離れるとなかなか戻ってこない(どこで何しているかわからない)
・会議を頻繁にしているが、そこで何が進んでいるかわからない
・たまにPCを覗くと業務と関係ない画面が映っていることがある

タイムカードを押している間、自席に座っていることが業務ではないはずです。
これを機に、評価を成果物に変えてしまうこともひとつの手段だと思います。
業務に関する進捗報告をしてもらうことで進捗率や課題などがより浮き彫りになってきます。

先述したビジネス用チャットツール『JANDI(ジャンディ)』は、『既読』が確認できることもポイント。
誰が読んでいて誰が読んでいないのかを把握することができます。

また、『JANDI(ジャンディ)』へのログイン時はアイコンにランプも付くので、返信が返せる状況にあるのかの目安にもなります。

無料版でも500人まで登録可能!

会社の代表電話対応を外部委託

かかってきた電話を受け、一次対応をすることで業務が中断してしまう点は、受電を外部サービスに委託することで解決できます。
さらに、業務を中断する必要がなくなるので業務効率アップにも繋がります。

電話代行サービス『テレレ』は、月間50件まで月5,000円で代行します。
代わりに受けた電話はご希望の方法で詳細をご連絡します。

まとめ

今回の新型コロナウイルスの影響で、生活の様々なモノやコトが変化しました。
それにより生じたデメリットは、改善できる点でもあります。
改善できる点を見直すことで業務効率アップに繋げて、新しいことにたくさんチャレンジしていきたいですね。


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