帳簿作成は、企業の財政状況を知るため必要な作業ですが、会計知識が必要だったり、かなり時間がかかるのでなかなか取り掛かることができない・・・というケースが多く見られます。
皆さまは、記帳代行サービスというものはご存じでしょうか？
面倒な帳簿作成業務を代行してやってくれるサービスで、記帳代行サービスを展開している会社の多くは、確定申告の書類作成等を行う税理士の無料紹介も行っています。
帳簿作成業務は面倒なのでプロに任せて空いた時間を有効活用しませんか？
ここでは、記帳代行サービスはどこまでやってもらえるのか？どういったメリットがあるのか？を紹介したいと思います。
この記事はこんな方におすすめです
- 記帳業務を煩わしいと考えている方
- 記帳業務の時間が確保できない方
- 経理担当がいない、またはいなくなった会社や店舗の経営者
ビジョングループお客様サポートサイト編集部
記帳代行とはどんなサービス？
だれがやっているサービス？
記帳代行は、基本的には税理士事務所や会計事務所が商品の一環として、提供しているサービスです。
なかには、記帳代行サービスのみに特化した会社や会計ソフトのメーカーが提供していることもあります。
記帳代行サービスのオプションとして税務申告（確定申告書類の作成や年末調整など）も代行するサービスを提供しているところもあります。
ただし、記帳そのものであれば特に資格は必要ありませんが、税務申告は税務資格が必要ですので、記帳をお願いしているところにもちろん申告もできるだろうと思っていたらできなくて申告は他のところを探さないといけない・・・ということが起こりえるので注意しましょう。
どこまでやってくれるサービス？
帳簿作成に必要な基本的な作業はすべてやってもらえます。
仕訳に必要な領収書や出金伝票、入金伝票、請求書などを渡すだけで仕訳をし、記帳をしてくれます。
また前述のように、オプションにはなりますが、確定申告に必要な各種書類や年末調整、また税務コンサルをやってくれるところもあります。
どういうときに頼むべき？
起業したばかりで社内に経理担当がいない場合や経理担当が急に退職してしまった場合、もしくは、急激に業務が増えて経理担当の採用が間に合わない場合などに柔軟に使うことができます。
特に、急激に業務が増えたときや局所的な繁忙期などを乗り切るためにいちいち人材を採用していてはコストがかかりますぎますが、記帳代行なら業務量の分だけ費用を払えば対応をしてもらえるので余計な採用コストなどをかけずに済みます。
起業したばかりやSOHOで、事業主に会計知識があれば、経理担当がいなくてもなんとかなるでしょう。
しかし、事業主は事業を推進するためにやらねばならないことがたくさんありますので、経理業務までなかなか手が回らない可能性が高いです。
規模が小さいから帳簿なんて適当に・・・というわけにはいきません。
確定申告時に帳簿はどうしても必要になりますし、法改正によって事業者であれば帳簿記載が義務付けられています。
では、記帳代行サービスには、具体的にどのようなメリットやデメリットがあるのかを見ていきましょう。
記帳代行サービスを利用するメリット
採用コストがかからない
前述のように、急に経理担当が必要になった際に、求人広告を出して面接をして選考して・・・と準備していたら、そもそも必要な時期に間に合いませんし、手間とコストがかかってしまいます。
退職による穴埋めなのであれば、いずれは採用しなくてはいけませんので、それでも構わないこともありますが、一時的な業務量増加による人員補充であれば、忙しい時はいいですが、閑散期になると人員過多となって赤字の要因にもなりかねません。
特に営業外人員の管理コストは増やしたくない、と思っている経営者の方も多いのではないでしょうか。
そんなリスクを負うよりは、記帳代行サービスに一時的に外注して対応するほうが結果としてコストを抑えられる可能性が高いです。
専門家が対応してくれるので安心
基本的に記帳代行サービスを行ってくれる組織は、会計のプロであることが多いです。
特に税理士事務所や会計事務所による対応ならなおさらです。
自社で会計知識がなくても、任せておけば十分に対応できますし、イレギュラーな場合の対応も問題なくこなしてくれることがほとんどです。
また、自社で慣れない担当が実施するよりもミスなく、非常に安心できるかと思います。
決算報告書の作成や確定申告書類の作成も
記帳程度なら、少しの会計知識があれば誰でもできることが多いですが、「決算報告書」や「確定申告書類」となると話は別です。
専門的な知識が必要になり、慣れていない人が対応すると非常に時間がかかります。
オプションにはなるケースが多いですが、こういった資料の作成を依頼できるのはとても心強いでしょう。
事業主であれば、ある程度そういった資料を見て理解するということは、慣れていると思いますが、作成するとなるとなかなかうまくいかないことも多いです。
記帳代行サービスを利用するデメリット
社内にノウハウが貯まらない
記帳代行サービスにて、外注をしてしまうと社内にノウハウが貯まらず、ずっと外注に頼らざるを得ない状態が続いてしまいます。
一時的な外注であればなんの問題もありませんが、社内に担当がいない状態で事業を続けてしまうと、事業が大きくなるにつれ外注コストが負担になり、経営を圧迫してしまうことも十分にあり得ます。
即時対応が難しいことも
外注であれば、社内に担当がいる場合とは違って即時対応が難しいこともあるでしょう。
特に緊急の業務があった場合が危険です。
社内であれば、いまやっている他の業務を止めてもらったりして最優先で動いてもらうことも可能でしょうが、社外であれば対応に1営業日以上かかる、と言われてしまうこともあるかもしれません。
まとめ
特に重要なのは、依頼をする業者の選定ではないでしょうか。
できれば、安価で安心して頼むことができ、専門的な知識が豊富で、オプションで書類作成サービスなどが受けられるところというのが望ましいでしょう。
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