お役立ち情報記帳代行サービスとは?導入のメリットとデメリット

2018.07.11


はじめに

帳簿をつけるとなると、会計知識が必要だったり、なにかと面倒だったりして「専門家に頼もう」と思っている人も多いと思います。

記帳代行サービスというものがあり、面倒な帳簿作成や確定申告の書類作成を代行してやってくれます。
どこまでやってもらえて、どういったメリットがあるのかを紹介します。

▼目次

記帳代行とはどんなサービス?

だれがやっているサービス?

記帳代行は、基本的には税理士事務所や会計事務所が商品の一環として、提供しているサービスです。
中には、記帳代行サービスのみに特化した会社や、会計ソフトのメーカーがやっていることもあります。
記帳代行サービスのオプションとして税務申告(確定申告書類の作成や年末調整など)も代行してくれるところもあります。

ただし、記帳そのものであれば、特に資格は必要ありませんが、税務申告は税務資格が必要です。中には、税務資格が無いにも関わらず税務申告代行を行っている違法な業者もあるため注意が必要です。

どこまでやってくれるサービス?

帳簿作成に必要な基本的な作業はすべてやってもらえます。
仕訳(記帳することを仕訳と呼びます)に必要な領収書や出金伝票、入金伝票、請求書などを渡すだけで仕訳をし、記帳をしておいてもらえます。

また前述したように、オプションにはなりますが、確定申告に必要な各種書類や年末調整、また税務コンサルをやってくれるところもあります。

どういうときに頼むべき?

起業したてで、社内に経理担当がいない場合や、経理担当はいたが急に退職してしまった場合、もしくは急激に業務が増えて経理担当の採用が間に合わないときなどに柔軟に使うことができます。

特に、急激に業務が増えたときや、局所的な繁忙期などを乗り切るためにいちいち人材を採用していては、コストがかかりますぎますが記帳代行なら、業務量の分だけ費用を払えば、対応をしてもらえますから余計な採用コストなどをかけずに済みます。

起業したての場合も同様で、事業主に会計知識があれば、経理担当がいなくてもなんとかなるでしょう。しかし、事業主は事業を推進するためにやらねばならないことが
たくさんあるでしょうから、ただでさえ忙しいにも関わらずそこへ経理業務まで追加されてしまっては、事業がうまく行かなくなる可能性すらあります。
小さい会社だから、帳簿なんて適当で、、、と思っているかもしれません、しかし、確定申告時に帳簿はどうしても必要になりますし、法改正によって事業者であれば帳簿記載が義務付けられてしまいました。

では、記帳代行サービスには具体的にどのようなメリットがあるのか、またデメリットに関しても次項で見ていきましょう。

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記帳代行サービスを利用するメリットとデメリット

記帳代行サービスのメリット

・採用コストがかからない

前述のように、急に経理担当が必要になったりした時、求人広告を出して、面接をして、選考して、とやっていたらそもそも必要な時期に間に合わないこともありますし、何よりもコストがかかってしまいます。

退職による穴埋めなのであれば、いずれは採用しなくてはいけませんから、それでも構わないこともありますが、一時的な業務量増加による人員補充であれば、忙しい時はいいですが、閑散期になると人員過多となって赤字の要因にもなりかねません。特に営業外人員はあまり増やしたくない、と思っている経営者の方も多いのではないでしょうか。そんなリスクを負うよりは、記帳代行サービスに一時的に外注して対応するほうが結果として安くつくということも多いでしょう。

・専門家が対応してくれるので安心

基本的に記帳代行サービスを行ってくれる組織は、会計のプロであることが多いです。特に税理士事務所や会計事務所による対応ならなおさらです。

自社で会計知識がなくても、任せておけば十分に対応できますし、イレギュラーな場合の対応も問題なくこなしてくれることがほとんどです。

・決算報告書の作成や確定申告書類の作成も

記帳程度なら、少しの会計知識があれば誰でもできることが多いですが、「決算報告書」や「確定申告書類」となると話は別です。専門的な知識が必要になり、素人がおいそれとできるものではありません。オプションにはなりますが、こういった資料の作成を依頼できるのはとても心強いでしょう。

事業主であれば、ある程度そういった資料を見たり、理解したり、ということはやってきているとは思いますが、作成するとなると中々うまく行かないことも多いものです。

デメリット

・社内にノウハウが貯まらない

記帳代行サービスにて、外注をしてしまうと社内にノウハウが貯まらず、ずっと外注に頼らざるを得ない状態が続いてしまいます。一時的な外注であればなんの問題もありませんが
社内に担当がいない状態で事業を続けてしまうと、事業が大きくなるにつれ外注コストが負担になり、経営を圧迫してしまうことも十分にあり得ます。

・即時対応が難しいことも

外注であれば、社内に担当がいる場合とは違って即時対応が難しいこともあるでしょう。特に緊急の業務があった場合が危険です。社内であれば、いまやっている他の業務を止めてもらったりして最優先で動いてもらうことも可能でしょうが、社外であれば対応に1営業日以上かかる、と言われてしまうこともあるかもしれません。

・悪徳業者がいる場合も

1章に記載した通り、税務資格のない業者が紛れ込んでおり、信頼のおける業者かどうか慎重に判断する必要があることもあります。
きちんと資格のある税理士事務所や会計事務所、または会計ソフトのメーカーが行っているサービスなどであれば安心して利用することができます。

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まとめ

このように記帳代行サービスにはいくつかのメリットとデメリットがあることがわかりました。特に重要なのは、依頼をする業者の選定ではないでしょうか。

できれば、安価で、安心して頼むことができ、専門的な知識が豊富で、オプションで書類作成サービスなどが受けられるところが最適ですよね。
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