お役立ち情報企業が電子契約サービスの利用を進める理由

2019.04.09


はじめに

貨幣が電子マネーに、看板がデジタルサイネージに、新聞や漫画が電子書籍になっていたりと日常私たちが目にしたり、使っていたりするものが続々と電子サービス化されてきています。
その流れのなかで、実はビジネスシーンでもその波がきており、これまで紙でのやり取りが当たり前だった契約書においてもその影響がではじめています。

▼目次

そもそも電子契約書とは?

電子契約とは、紙と押印によって契約を締結していたものをインターネット上での電子ファイルを更新し、そのまま電子署名によって契約を締結する契約方式です。
締結した電子契約書は企業のサーバーやストレージに保管することで管理をします。

電子契約がもたらすメリット

1.ペーパーレス化

契約書自体が紙から電子データになり、押印も実際の丸印などの印鑑ではなく電子署名ないしは電子サインとなるので、そもそもの契約書の印刷の必要がなくなります。
通常1つの契約につき、契約書は先方保管用も含めて2部必要となるので、これから契約する新規の会社や既存の取引会社などを考えると少なくない枚数になるのではないでしょうか。
もちろん紙から電子データになったとしてもその効力(証拠力)が変わることはありません。

2.締結スピード

草案作成から内容の確認、押印と契約締結にかかる時間。とくに確認・承認するまでの時間が効率化されることによって、契約締結までにかかる諸々の作業時間を大幅に短縮することができます。
これにより、従来の方法だと現実的に難しかった商談したその日のうちに契約締結完了、といったことも先方とのコミュニケーションの取りかたによっては実現が可能となりました。

3.コスト削減

これまでの紙での契約書での契約にかかっているコストとして、大きく2つあります。

・わかりやすいコスト


わかりやすくお金がかかっているのがみえる郵送コスト、印刷コスト、印紙コストです。
電子契約ではこれらのコストが発生しません。

・わかりにくいコスト


わかりにくい部分では、作成コスト、保管コスト、検索コストなどがあります。
契約書を作成するのにかかっている人件費・時間や、保管をしている場所の場所代などがこれにあたります。
これを電子契約化することで削減することができます。

4.コンプライアンスの強化

紙での契約の場合、営業担当から事務員へ、そして事務員から決裁者に渡りまた事務員へ。そして先方の事務員から決裁者へ…といったように契約書の作成からはじまり、契約締結が完了し保管されるまでさまざまな人の手を渡ることになります。
また、原本を保管することになるので、保管する契約書の量が増えれば増えるほど管理が煩雑になり、紛失のリスクも高くなります。
電子契約の場合、クラウドサーバーに契約書のデータを置くことになるので、紛失のリスクがなく管理や過去分の契約書の検索などを簡単にすることができます。

なぜ電子契約の導入を進めているのか

ではなぜ、各企業がいま電子契約化を進めているのでしょうか。
もちろんメリットでも紹介したコスト削減や締結までのスピード感や2000年以降での「電子署名法」や「電子帳簿保存法」といった電子契約に関する法的環境が整備されたこともあるのですが、制度などによる対応せざるを得ない状況や先を見越した判断なども実は関係していて、代表的なものとして2つ理由があります。

・一人あたりの作業量の削減の必要性


最近話題になっている働き方改革(労働基準法)によって、各企業は残業時間の罰則付き上限規則が実施されることになります。これにより企業は時間外労働の削減に取り組む必要があり、そのためには従業員ひとりあたりの業務効率改善が必要となるため、業務効率を改善できそうな部分として契約まわりの作業が見直されてきています。

・リスクの回避


まず制度上の問題でいうと、2020年4月1日の改正民放の施行や働き方改革(労働基準法)の変更内容に伴い、現契約の内容を更新しなければならない場合、契約書のまき直しが必要となるため、該当の企業はこれから想定される膨大な作業時間やコストの削減を目的に導入を進めている企業が増えてきています。

また制度以外のリスクでいうと最近話題となっているSNS問題もあります。
通常SNS投稿に関する誓約書などは締結していない企業が多く、その条件を追加したい企業などはまき直しの必要があります。その際膨大な時間・コストや対応漏れを防ぐ目的で導入を検討しているケースもあります。

これまで紹介してきたように制度や時代の背景などにより、電子契約化を進めている企業は年々増加傾向にあります。
実際43%の企業が導入済みまたは前向きというデータ※1もでています。

※1(社)日本文章情報マネジメント協会 「2015年文章情報マネジメント関連市場・ユーザー動向調査」より
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