OAプリンター選びは本体価格ではなくトータルコストに注目!

2018.04.19


はじめに

プリンターを買い替える際やリース契約を新たにする際に気になることといえば、やはり「プリンター本体にかかってくるコスト」ではないでしょうか。業務用の大型機となれば100万円以上するものもざらにあります。それならコスト削減のためにもより安い機種を選びたいところです。

プリンターのコストは、トナーなどのランニングコストや保守・メンテナンスなどにかかるトータルコストで考えなければなりません。今回は、印刷費用やリース契約でのカウンター料金の相場など、プリンターの気になるコストについて調べてみました。

▼目次

プリンターで印刷にかかる費用の相場は?


プリンターを購入・契約する際に気になるコストとして、まず思い浮かぶのが1枚あたりの印刷費用です。ではその印刷費用の相場は大体いくらくらいなのでしょうか。

モノクロとカラーで違いがあり、業者によっても変わりますがモノクロで1枚2円~3円、カラーで1枚15円前後が相場といわれています。
プリンターのコストは通常「ランニングコスト」と呼ばれ、プリンターで使用するトナーカートリッジの価格を印刷可能枚数で割ります。しかし、業務用の大型機をリース契約で使用している場合は、「カウンター料金」で費用を計算します。

カウンター料金とはプリンターで1枚印刷するごとにリース元に支払う金額で、トナー使用料とプリンターの修理費用が含まれます。
その他の部品代や定期メンテナンス費用などが含まれる場合もありますが、これも業者や契約内容によって変わってきます。

またプリンターのカウンター料金には、「最低保証料金」が設定されている場合もあります。これは、プリンターの月間印刷枚数(カウンター枚数)を任意に決められ、実際の印刷枚数がそれより下回ったとしても、その料金を支払わなければならないというものです。
この最低保証料金は3,000円~5,000円が相場ですが、これも業者や契約内容によって変わってきます。

ここで気をつけておきたいのが、いま現在契約しているもしくは契約するつもりのプリンターのカウンター料金が上記の相場よりも安いから安心、というわけではないということです。
業者によってはたとえばカウンター料金を安くするかわりに、プリンター本体のリース料金に差額分を上乗せしている場合もあります。もしくは「カウンター料金がこれだけ安いのはうちくらいですよ」といって、最低保証料金を高く設定する業者もいるかもしれません。

プリンターのリース契約時には、カウンター料金の相場だけではなく、リース料金の相場やトータルのランニングコストもよくチェックするようにしましょう。

プリンターにかかってくるコスト「カウンター料金」は変えられる?


次にそのカウンター料金は変えることはできるのか、コストダウンが可能なのかについて紹介していきます。

カウンター料金にはリースしたプリンターや複合機の派遣出張費や部品代、定期メンテナンス代が含まれています。それだけではなく、消耗品のトナー料金が含まれているのが最大のメリットで、その相場はモノクロで1枚2円~3円。カラーで1枚15円前後です。

印刷枚数が増えるとカウンター料金は高くなり、コストもそれにつれあがっていきます。
なのでたとえば毎月大量に印刷する会社がプリンターのリースを検討している場合、代理店はそれを考慮し、カウンター料金を相場より安く提示してくれる可能性があります。

カウンター料金は1分間に印刷される枚数を軸に変化します。なので1分間に印刷するスピード(分速)を下げればコストを下げることもできます。印刷はそれほどしないし、急ぎの大量印刷もしないような会社であれば、1分間に印刷できるスピード(分速)を見直すことでコストを抑えることができます。

カウンター料金の値下げ交渉をするのならば、最低限、月々の印刷枚数がどれぐらいなのか把握しておくことがポイントです。相場よりも安く契約するためには、月に5,000枚以上の印刷枚数が望ましいでしょう。特にモノクロよりもカラー印刷が多いのであれば、より値下がりを見込むことができます。

プリンターが故障した!どのくらいのコストがかかるの?


いまやプリンターはビジネスシーンに当たり前に存在する機械です。もし故障して使えなくなってしまった場合、業務に支障をきたすことになるのでできるだけ早く修理する必要があります。

とはいえ業務用のプリンターは複合機タイプだと100万円を超えるモデルもあるほど高価な精密機械です。そんな高価な機械が故障してしまったときに、「修理にかかるコストはいったいいくらになってしまうのだろう。」そう不安に感じる人も多いのではないでしょうか。
まずはプリンターを購入、またはリース契約した際の契約内容を確認しましょう。

リース契約ならば、カウンター料金の中に修理・メンテナンスなどの料金が含まれていることが大半です。
また購入した場合であっても保守契約を結んでいるのであれば、あらかじめ修理に関する取り決めがしてあるので保守窓口に連絡するだけで済みます。

実はあまり知られていませんが、プリンター本体の耐用年数は約5年といわれています。もちろん5年で必ずといっていいほど壊れて使えなくなる、というわけではありません。
しかし使用頻度や環境によっては、5年を待たずしてもたなくなってしまうといったこともケースとしてあります。

コストダウンを意識するあまり「早々に壊れる心配はないだろう。だから保守は必要ない。」と保守契約を結ばない会社も中にはいますが、どんなに気をつけて使っていたとしても、毎日使用をすることで故障の可能性はどうしても高くなってしまいます。
そしてそうなった場合、ドラムユニットやプリンター内部の部品交換などを別の修理会社に依頼することになるのですが、その場合10万円以上の高額費用になることもケースとしてあります。

日々の業務で使うものだからこそ、プロに迅速に対応してもらうことが望ましいことは間違いありません。
なのでプリンターや複合機を毎日、しかも頻繁に使うのであれば、定期メンテナンスも含めたリース契約や保守契約を結ぶことをおすすめします。

まとめ

この記事では、プリンターの印刷費用やカウンター料金、保守・メンテナンスにかかるトータルコストについて紹介してきました。
日々の業務の中でさまざまシーンにおいて何気なく使っているプリンター。会社で使っているのであれば、一枚印刷するのにいくらかかっているのかといったことまで気にする人はあまりいないかもしれません。
コストを直したいと考えているならば、プリンター本体の料金に併せて、保守・メンテナンスなどのカウンター料金も含めた総合料金でのコストを確認していきましょう。


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